Los 10 mandamientos del email

Encontré en la web de Enter.com lo que parece ser el decálogo del correo electrónico:

1. El tamaño sí importa: los mensajes ‘pesados’ debido a archivos anexos (como fotos y presentaciones superiores a 1 MB) causan dos problemas importantes. Primero, con conexiones lentas es una maldición tener que descargar o abrir elementos de gran tamaño. Segundo, la capacidad de varios servicios de correo es limitada, y no solo en Internet: en las empresas, por ejemplo, cada empleado solo tiene unos pocos MB en su buzón, que se copan rápidamente, lo que impide seguir enviando y recibiendo mensajes.

2. Escriba un título claro y explicativo: en el campo Asunto del mensaje utilice frases precisas. Recuerde que debe competir contra el spam (correo no deseado) y por ello es clave que su correo sea identificado rápidamente por el remitente. Mucha gente –debido a la gran cantidad de correo que recibe– borra los mensajes sin siquiera abrirlos si la línea Asunto da a entender que se trata de un asunto poco importante.

3. No envíe cadenas y correos masivos: si usted es de los que creen en la causa palestina o israelí, o es amantes de los chistes y bromas, pregúnteles primero a sus contactos si quieren recibir sus misivas. De seguro no a todos les gusta recibir cadenas.

4. Correo relevante y solo a la gente involucrada: si le ofende que no le contesten, comience por no enviar mensajes intrascendentes. La gente está inundada de correo y por ello lo filtra de manera cada vez más despiadada, especialmente en las empresas. Por otra parte, ¿para qué le manda un mensaje al gerente de la compañía, si quien lo debe responder es el encargado del archivo? Evite incluir sin motivo real a terceras personas.

5. Conteste, pero no sea intenso: algunos mensajes requieren respuesta; por ejemplo, cualquiera verá como una total descortesía no recibir respuesta a una pregunta importante. Otros mensajes se crearon simplemente para robarle tiempo, y usted puede dejarlos sin pena al final de su lista de prioridades diarias. Y hay mensajes que no necesitan respuesta (el ‘gracias por sus gracias’ sobra).

6. Cuide el tono: lo que mande en un mensaje no tiene reversa. Por eso, evite enviar un correo que ha escrito cuando está fuera de casillas. Espere un buen rato, cálmese, léalo de nuevo y luego decida si vale la pena enviarlo tal como está.

7. No pase por tonto: el correo es un sistema de comunicaciones rápidas, pero no tanto. Nadie espera que usted conozca de memoria todas las reglas de la Real Academia Española, pero (¡por favor!) procure escribir sus mensajes sin errores de ortografía y gramaticales para que no deteriore su imagen. Si el español no es su materia fuerte, puede utilizar el corrector ortográfico que tienen los servicios de correo.

8. Evite adornos innecesarios: combinaciones de colores, fondos, animaciones, fuentes extrañas, oraciones subrayadas con color y otros elementos pueden ser molestos para el destinatario. Mientras más sencilla sea la presentación del mensaje, su lectura será más fácil, rápida y tendrá mayor credibilidad.

9. Breve, claro y completo: si sus mensajes son muy largos, corre el riesgo de que la gente ocupada no los termine de leer; y si están incompletos o no se explica bien, su destinatario no entenderá lo que quiso decir.

10. Utilice copias ocultas: si requiere enviar un mensaje masivo (por ejemplo porque cambió de número celular), no copie públicamente todas las direcciones porque hay algunas personas a las que les molesta que su dirección electrónica sea difundida sin control. Use copias ocultas. En el mensaje, escriba a todos los destinatarios en el campo de ‘copia oculta’ (CCO o CCB).